マネジメントをする役割が、格段に増えてきました。会議のときはもちろん、短時間のミーティングでも、すぐに議事録を書きたい。「決めた結果を正確に知りたい」と声をかけられたり、「次の委員会で報告を」と急なリクエストも多いため、すぐに記録をするように心がけています。
議事録は大事。人々の次の行動を決めるから。
さて、いつもどおり議事録を書きながら、わたしは、ふと迷いました。議事録のフォーマットには「協議」という項目があるが、「討議」と何が違うのだろう？、と。
調べてみると、多くの議事は「ロバート議事法(Robert’s Rules Of Order)」の様式にもとづいているそうです。自由に意見を出す段階が「討議」で、討議を受けて方向性を決めるのが「協議」。付帯意見をつけたり、協議に差し戻したり、否決されて廃案などの判断をされるなら、「審議」のようです。
このプロセスを知っていると、議事進行がしやすくなりそうです。いまは、ブレインストーミングとして「討議」をしているから、つぎに方向性を決めるために「協議」をしよう、とプロセスにもとづいて、次の手が打てます。ディスカッションは、発散をさせてから、収束されるプロセスを好みますから、「討議」をしてから「協議」をすることは、理にかなっています。
だから、事務局会議で討議をしてから、本会議で「協議」をする場合には、討議に参加していない本会議メンバーへの配慮が必要ですね。いきなり協議をするのは、無理があります。
もっとはやく、この疑問に気がついて、調べればよかったです。
もとねすメモ）proceed＝〈事が〉続行する、〈人が〉〈物事〉を続ける(proceed with)、〈物事〉に取りかかる(proceed to)、次に…する[し始める](proceed to do)。proceedings＝議事(会合して協議すること。また，協議すべき事柄)。
コメント