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 文書1枚で、採否が決まったり、プロジェクトの結果が左右されることは多いものです。では、どのような文書の書き方が「いちばん効く!」のでしょうか?。論理が伝わる 世界標準の「書く技術」 (ブルーバックス)から、まとめてみました。

 「いちばん効く!」文書とは、大事なポイントが30秒で伝わり、詳細がごく短時間で読めて、内容が論理的で説得力を持つ文書です。パラグラフ・ライティングなら、はじめから書き出すよりも、情報をブロック化して入れ替えができます。書き方は、「総論のパラグラフで始め、1つのパラグラフで1つのトピックだけを述べ、要約文ではじめる」など、7つのルールあります。

 「いちばん効く!」文書とは、大事なポイントが30秒で伝わり、詳細がごく短時間で読めて、内容が論理的で説得力を持つ文書です。読み手が最後まで読んでくれるという保障はありません。ですから、トップの総論で問題提起と結論を伝え、パラグラフの最初に要約文を書くことが、重要です。

 パラグラフ・ライティングなら、はじめから書き出すよりも、情報をブロック化して入れ替えができます。アプリでも手書きでも、メモ帳があれば、場所と時間を選ばずに、モジュールのように入れ替えて、論理を組み立てられます。1つのトピックを1つの固まりで表現できるパラグラフが、論理的な文書作りに適している理由です。

 書き方は、「総論のパラグラフで始め、1つのパラグラフで1つのトピックだけを述べ、要約文ではじめる」など、7つのルールあります。7つのルールは、「1. 総論のパラグラフで始める」「2. 1つのトピックだけを述べる」「3. 要約文で始める」「4. 補足情報で補強する」「5. パラグラフを接続する」「6. パラグラフを揃えて表現する」「7. 既知から未知の流れでつなぐ」。1.から3.を意識するだけでも、だいぶ違うはずです。

気づき)パラグラフ・ライティングは、仕事文はもちろん、ブログでもメールでも有効そうですよ。このブログも、2013年になってから「パラグラフ・ライティング」モードで書いています。どうかな?

論理が伝わる 世界標準の「書く技術」 (ブルーバックス)

論理が伝わる 世界標準の「書く技術」 (ブルーバックス)

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カテゴリー: BooksResearch

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